In de zorg draait alles om mensen op tijd helpen, met de juiste kennis en op de juiste plek. Maar wat gebeurt er als je een medewerker pas te laat kunt inzetten voor een valincident? Of als een cliënt te lang moet wachten op het vervangen van een katheter, omdat jouw software alleen roosters ondersteunt?
Veel zorgorganisaties gebruiken roostersoftware voor planningsvraagstukken. En dat klinkt logisch, want plannen en roosteren lijken op elkaar. Toch is het verschil groot en de gevolgen van het door elkaar halen nóg groter. Denk aan gemiste zorg, overspannen medewerkers of onnodige inzet van dure externe krachten.
Daarom is het belangrijk om te snappen wat plannen is, wat roosteren is en waarom je dit niet door elkaar moet halen. In deze blog leggen we het verschil uit en helpen we je ontdekken wat jouw zorgorganisatie écht nodig heeft.
Wat is roosteren?
Roosteren is het vooruitplannen van zorgmedewerkers voor terugkerende, vaste zorgmomenten. Dit gebeurt vaak al maanden van tevoren. Je maakt een rooster waarin medewerkers aan vaste cliënten worden gekoppeld, zodat iedereen weet wie er wanneer komt.
Voorbeelden
Steunkousen aantrekken om 10 uur bij mevrouw Yilmaz
Mevrouw Yilmaz heeft elke ochtend om 10 uur hulp nodig bij het aantrekken van steunkousen. Dit moment wordt standaard ingeroosterd, zodat er altijd iemand beschikbaar is.
Douchen om 19 uur bij meneer van der Sloot
Meneer van der Sloot wordt elke avond om 19 uur gedoucht. Door dit tijdstip vast in het rooster op te nemen, voorkom je onduidelijkheid en zorgen medewerkers dat deze zorg niet vergeten wordt.
Medicatie klaarzetten om 8 uur bij mevrouw Jansen
Elke week op maandag om 8 uur moet medicatie klaargezet en toegediend worden bij mevrouw Jansen. Door dit structureel in het rooster te zetten, verloopt dit goed en zonder stress.
Roosteren helpt om vaste, voorspelbare zorgvragen op een efficiënte manier te organiseren, zodat cliënten zekerheid en structuur ervaren. Tegelijk biedt het ruimte om rekening te houden met voorkeuren en beschikbaarheid van collega’s, zoals parttime dagen of vaste vrije middagen, doordat deze eigenschappen vooraf ingesteld worden.
Wat is plannen?
Roosteren is vooral gericht op voorspelbare inzet van medewerkers, terwijl plannen veel dynamischer en ad-hoc van aard is. Plannen in de zorg draait om het snel en flexibel toewijzen van medewerkers aan acute zorgaanvragen. Daarbij moet binnen korte tijd rekening worden gehouden met verschillende criteria, zoals de competenties, de beschikbaarheid, het (eventuele) uurtarief van extern zorgpersoneel, de reistijd en eventuele reiskosten tot de cliënt en nog meer.
Juist daarom is het belangrijk om het verschil tussen roosteren en plannen goed te begrijpen. Niet alle roostersoftware ondersteunt deze vorm van planning; veel ‘standaardsoftware’ schieten hierin tekort. Het loont dus om gericht op zoek te gaan naar software die past bij de specifieke planningsvraagstukken van jouw zorgorganisatie; soms is maatwerk nodig.
Voorbeelden
Katheter vervangen
Wanneer een katheter bij een cliënt onverwacht vervangen moet worden, moet er snel iemand ingepland worden met de juiste expertise.
Helpen bij een valpartij
Als iemand gevallen is en direct hulp nodig heeft, moet er snel een medewerker ingepland worden om te ondersteunen.
Plannen vraagt om flexibiliteit en snelle besluitvorming, waarbij de continuïteit van zorg en veiligheid van de cliënt altijd centraal staan.
De risico’s van de verkeerde softwarekeuze
Gemiste zorgmomenten
Als je software alleen roostert, maar niet plant, kunnen onverwachte zorgvragen blijven liggen. Denk aan een cliënt die dringend hulp nodig heeft na een val, maar er is niemand ingepland omdat de software dat niet ondersteunt.
Overbelasting van medewerkers
Onvoldoende flexibiliteit in software zorgt ervoor dat medewerkers over hun grenzen worden ingezet. Ze worden niet op tijd afgelost of krijgen geen rustmomenten, met een verhoogd risico op ziekte en burn-out als gevolg.
Onnodige kosten door externe inzet
Zonder goede planning kan het zijn dat je dure externe krachten moet inschakelen, terwijl interne medewerkers wel beschikbaar waren geweest. Dit komt door gebrek aan inzicht en een slechte koppeling tussen roosteren en plannen.
Vertraging in acute zorg
Bij spoedsituaties is snelheid cruciaal. Software die alleen werkt met vaste roosters, blokkeert snelle besluitvorming en toewijzing, waardoor cliënten onnodig lang moeten wachten.
Foutieve inzet van medewerkers
Niet elke medewerker heeft dezelfde kwalificaties. Software zonder slimme selectie op basis van competenties kan leiden tot verkeerde inzet, wat de kwaliteit en veiligheid van zorg schaadt.
Onvoldoende inzicht in capaciteit
Zonder 24/7 overzicht van beschikbare uren en medewerkers kan het lastig zijn om snel te reageren op veranderende zorgvragen, met risico op onder- of overbezetting.
Wij helpen je met roosteren én plannen
Bij CAPE begrijpen we hoe belangrijk het is om zowel roosteren als plannen goed te organiseren en dit ook op elkaar af te stemmen. Met onze planningssystemen zorgen we ervoor dat je medewerkers op de juiste momenten, bij de juiste cliënten inzet. Dit betekent minder stress, betere zorg en meer tevredenheid bij zowel cliënten als medewerkers.

Bijpraten over roosteren en plannen?
Nu je het verschil tussen roosteren en plannen kent, weet je hoe belangrijk het is om beide goed op elkaar af te stemmen voor betere zorg. Klaar om de volgende stap te zetten? Wij staan voor je klaar om samen jouw roosters en planningen te optimaliseren. Neem contact met ons op!