De zorgsector verandert snel. Met een toenemende zorgvraag, een krappe arbeidsmarkt en stijgende kosten komt het steeds vaker neer op meer doen met minder middelen. Digitalisatie biedt kansen om te bezuinigen in de zorg: tijd en kosten besparen, processen vereenvoudigen en medewerkers meer ruimte geven voor wat écht telt: kwalitatieve zorg voor cliënten.
In deze blog geven we je 3 stappen mee, waarmee je met weinig investering, grote besparingen te weeg brengt.
Stap 1: Breng 12 uur administratie terug naar 2 uur per week
Volgens Nivel besteden zorgprofessionals in de VVT gemiddeld 12 uur per week aan administratie. Dat is een derde van hun werktijd. Waar ze die tijd voornamelijk aan kwijt zijn is dubbele registraties, losse uploads van bijvoorbeeld foto’s of gegevens die in meerdere systemen moeten worden ingevoerd. Voor een organisatie met 100 zorgmedewerkers betekent dit al snel 1.200 uur per week aan administratieve handelingen.
De oplossing: Integraties
Door systemen te integreren worden alle gegevens met elkaar verbonden, zodat informatie automatisch, en vooral ook veilig, wordt gedeeld tussen de gebruikte systemen. Dit bespaart al de eerste uren, want een wondfoto die op de werkvloer wordt gemaakt en geüpload wordt, verschijnt direct in het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) en in de andere systemen die jouw zorgmedewerkers gebruiken om de juiste zorg te leveren. Medicatiechecks en andere registraties worden één keer vastgelegd en zijn binnen alle relevante systemen beschikbaar, zonder dat iemand gegevens opnieuw hoeft in te voeren en over hoeft te typen.
Medewerkers hebben alles direct bij de hand, hoeven minder te zoeken of te controleren en kunnen hun aandacht volledig richten op de zorgmomenten met cliënten. Op die manier neemt de tijd die aan administratie wordt besteed af van 12 uur naar 2 uur per week en komt er meer ruimte voor persoonlijke aandacht bij iedere cliënt.
Stap 2: Verlaag reiskosten met 25% dankzij slimme planning
Planners moeten rekening houden met verschillende werkgebieden, reistijden, de specifieke kwalificaties van medewerkers, hun beschikbaarheid en voorkeuren, en tegelijkertijd aansluiten bij de uiteenlopende zorgbehoeften van cliënten. Een ingewikkelde klus. Een verandering in een planning kan direct invloed hebben op meerdere andere diensten, waardoor kleine aanpassingen veel tijd vragen en het overzicht snel verloren gaat. Routes en dienstblokken moeten afgestemd worden, piekmomenten opgevangen en werkdruk gelijkmatig verdeeld. En dan hebben we het nog niet eens gehad over nachtzorg en ZZP’ers, die nog moeilijker in te plannen zijn in je planningssysteem en ook een kostenplaatje met zich meebrengen.
De oplossing: Slimme planning
Een slimme planning biedt hiervoor dé oplossing. Met één klik op de knop krijgt de planner direct een volledig overzicht van alle zorgaanvragen, gecombineerd met beschikbare medewerkers die over de juiste kwalificaties beschikken. De planning brengt de roosters overzichtelijk in kaart: medewerkers worden zo op de juiste momenten ingepland en dienstblokken sluiten logisch op elkaar aan.
Wanneer een planner op de knop klikt, verwerkt het algoritme op de achtergrond automatisch alle gegevens: reistijd, kwalificaties, uurtarief en persoonlijke voorkeuren. Routes en dienstblokken worden zo ingedeeld dat medewerkers de kortste routes afleggen en hun tijd optimaal benutten. Dit leidt tot wel 25% minder reiskosten, doordat onnodige ritten verdwijnen en routes beter op elkaar aansluiten. Medewerkers volgen een duidelijk rooster, weten waar ze wanneer verwacht worden en kunnen hun aandacht volledig richten op cliënten.
Stap 3: Minder retouren door productmatching
Op de werkvloer besteden zorgmedewerkers vaak veel tijd aan het uitzoeken welk product precies bij welke zorgvraag hoort. Voor iedere wondbehandeling, iedere zorghandeling of medicatiecheck moeten ze het juiste product kiezen uit lange lijsten met vergelijkbare artikelen. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar in de praktijk gaat het vaak mis: verkeerde verpakkingen, verkeerde hoeveelheden, of producten die simpelweg niet geschikt zijn voor de specifieke diagnose.
Het gevolg is dat medewerkers tijd verliezen aan het controleren van keuzes, fouten corrigeren en producten terugsturen of opnieuw bestellen. Voor een organisatie betekent dit niet alleen uren die je eigenlijk aan directe zorg had willen besteden, maar ook directe kosten door retouren, tijd van personeel, extra bestellingen en verspild materiaal.
De oplossing: Productmatching
Met digitale productmatching wordt medicatie en zorgmiddelen bestellen veel eenvoudiger. Zodra de diagnose of zorghandeling worden ingevoerd in het systeem (of natuurlijk direct met een integratie met het ECD wordt ingeladen), worden automatisch de juiste producten getoond. Medewerkers hoeven niet langer te blijven scrollen of te twijfelen, maar zien direct welke producten geschikt zijn, passend bij de diagnose en zelfs ook persoonlijke voorkeuren of allergeen van de desbetreffende cliënt.
Samenvattend:
Zo zie je dus dat met drie slimme stappen al flinke besparingen in gang gezet worden: van minder administratiedruk tot lagere reiskosten en minder verspilling van materialen.
Digitalisatie helpt zorgorganisaties om processen te stroomlijnen, medewerkers te ontlasten en meer ruimte te creëren voor wat écht telt: persoonlijke en kwalitatieve zorg.
Nog meer tips over bezuinigen in de zorg dankzij digitalisatie?
Beluister dan onze podcast reeks over digitaliseren in de zorg. Te beginnen met aflevering 1: Digitalisatie uitdagingen in de zorg. Ontdek praktische tips, inzichten van experts en inspirerende voorbeelden uit de sector.
