Charterportaal
Volledige regie over ingehuurd transport
Wanneer je externe chauffeurs inzet voor het leveren van orders, dan is overzicht houden erg belangrijk.
Deze ZZP chauffeurs worden niet meegenomen in jouw Transport Management Systeem, wat het moeilijk maakt om inzicht te krijgen in de tijden en ritten die de chauffeurs daadwerkelijk gereden hebben.
Deze ZZP chauffeurs worden niet meegenomen in jouw Transport Management Systeem, wat het moeilijk maakt om inzicht te krijgen in de tijden en ritten die de chauffeurs daadwerkelijk gereden hebben.
De uitdagingen zonder charterportaal
Zonder een goed overzichtssysteem is het lastig om de administratie van externe chauffeurs op orde te houden. Je ontvangt facturen voor gereden ritten, maar zonder een volledig geregistreerde rit in je portaal is het een uitdaging om te controleren of de opgegeven uren en kilometers kloppen.
Dit betekent dat je handmatig facturen moet koppelen aan de bijbehorende orders en deze correct moet doorbelasten in de factuur van de klant. Dit proces kost veel tijd en maakt het lastig om een duidelijk en betrouwbaar overzicht te behouden over de gemaakte kosten en uitgevoerde leveringen.
Dit betekent dat je handmatig facturen moet koppelen aan de bijbehorende orders en deze correct moet doorbelasten in de factuur van de klant. Dit proces kost veel tijd en maakt het lastig om een duidelijk en betrouwbaar overzicht te behouden over de gemaakte kosten en uitgevoerde leveringen.
Waarom een charterportaal?
- Realtime inzicht in de ritten van externe chauffeurs
- Administratie link voor de charter
- Integraties met bestaande systemen
- Minder bel- en mailverkeer
- Historische gegevens beschikbaar
- Ritstatussen in één oogopslag
- Snelle aanpassingen bij vertragingen
- Maatwerk applicatie
Meer overzicht met charterportaal
Met een charterportaal verandert alles. Je logt eenvoudig in op het portaal en krijgt direct inzicht in de status van de ritten van je externe chauffeurs. Het visuele dashboard toont in realtime waar de charters zich bevinden, wat hun huidige status is en of er zich onverwachte situaties voordoen. Dit helpt je om de planning beter te beheren en trends te herkennen, zodat je toekomstige leveringen beter kunt inplannen. Met het realtime overzicht reageer je snel op vertragingen, informeer je klanten tijdig en pas je je planning direct aan waar nodig.
Chauffeurs krijgen via een link op hun telefoon of tablet een eenvoudig systeem om op een simpele manier hun ritten te registreren. Ze klikken in wanneer ze vertrekken en uit wanneer ze aankomen, waardoor de rittijd automatisch wordt bijgehouden. Na aflevering maken ze een foto van de leveringsbevestiging en sturen deze samen met eventuele opmerkingen door naar jouw desktopversie van het portaal. Deze gebruiksvriendelijke werkwijze draagt bij aan een positieve ervaring voor de chauffeurs, wat hun motivatie vergroot om voor jou te werken.
Chauffeurs krijgen via een link op hun telefoon of tablet een eenvoudig systeem om op een simpele manier hun ritten te registreren. Ze klikken in wanneer ze vertrekken en uit wanneer ze aankomen, waardoor de rittijd automatisch wordt bijgehouden. Na aflevering maken ze een foto van de leveringsbevestiging en sturen deze samen met eventuele opmerkingen door naar jouw desktopversie van het portaal. Deze gebruiksvriendelijke werkwijze draagt bij aan een positieve ervaring voor de chauffeurs, wat hun motivatie vergroot om voor jou te werken.
Integraties met eMagiz
Het charterportaal is volledig geïntegreerd met bestaande systemen via het integratieplatform eMagiz, waardoor alle informatie automatisch wordt opgehaald en altijd actueel is. 24/7 inzicht in de status van de ZZP-chauffeurs bespaart je de tijd en onzekerheid van eindeloos bellen en e-mailen; je hebt alles direct bij de hand.
Charterportaal op maat
Ons charterportaal biedt een gestandaardiseerde basis die voor 80% aansluit op veelvoorkomende bedrijfsprocessen. De overige 20% wordt volledig afgestemd op jouw specifieke wensen. Onze consultants analyseren de samenwerking met externe chauffeurs en passen het portaal daarop aan. Zo ontstaat een charterportaal dat perfect past binnen jouw bedrijfsvoering.
Waarom CAPE?
Met 25 jaar ervaring in het ontwikkelen van op maat gemaakte softwareoplossingen voor ketensamenwerking, hebben wij uitgebreide expertise in sectoren zoals transport & logistiek, food en de bouw. We begrijpen dat iedere organisatie uniek is en zetten onze ervaring in om samen met jou de beste oplossing voor jouw specifieke processen te vinden.
Onze aanpak zorgt ervoor dat we snel, effectief en flexibel werken, zodat we samen jouw processen kunnen optimaliseren en jouw organisatie klaar kunnen maken voor de toekomst.
Lees meer over onze aanpak
Onze aanpak zorgt ervoor dat we snel, effectief en flexibel werken, zodat we samen jouw processen kunnen optimaliseren en jouw organisatie klaar kunnen maken voor de toekomst.
Lees meer over onze aanpak
Dit is mogelijk met:
Charterportaal
Order integratie
Uitwisseling van laaddocumenten
Loggen van aankomst- en vertrektijd
Koppeling met emballageadministratie
Automatische facturering (self billing)
En meer...
Meer informatie
We laten je graag zien wat deze functies voor jouw bedrijf betekenen.
Selecteer functies naar jouw keuze
Ons charterportaal biedt een flexibele oplossing die is afgestemd op de meest gangbare standaard bedrijfsprocessen. Dankzij de ruime mogelijkheden voor maatwerk sluit het portaal goed aan op de specifieke werkwijze van jouw organisatie.
In de basis kies je voor de module Operations, waarmee charters ritinformatie digitaal ontvangen en terugkoppelen. Denk aan het loggen van aankomst- en vertrektijden en het uitwisselen van laaddocumenten.
Wil je verder digitaliseren? Dan breid je het portaal uit met een tweede module die onder meer linkbeheer en automatische facturatie (self billing) mogelijk maakt. Zo kies je precies de onderdelen die passen bij jouw proces.
In de basis kies je voor de module Operations, waarmee charters ritinformatie digitaal ontvangen en terugkoppelen. Denk aan het loggen van aankomst- en vertrektijden en het uitwisselen van laaddocumenten.
Wil je verder digitaliseren? Dan breid je het portaal uit met een tweede module die onder meer linkbeheer en automatische facturatie (self billing) mogelijk maakt. Zo kies je precies de onderdelen die passen bij jouw proces.
In de praktijk
Hoe een transportplanner dagelijks werkt met het charterportaal
Een planner bij een logistieke dienstverlener gebruikt het charterportaal om snel ritten toe te wijzen aan charters. Zodra een transportorder binnenkomt, selecteert de planner via het portaal de juiste charter op basis van beschikbaarheid en route. De charter ontvangt direct alle benodigde informatie, inclusief laadlocatie, afleveradres en bijlagen.
Tijdens de rit houdt de planner in één overzicht de voortgang bij. Eventuele afwijkingen worden direct teruggekoppeld via het portaal, zodat bijsturen altijd mogelijk blijft. Zo blijft de communicatie strak en de operatie overzichtelijk.
Zet vandaag nog de stap naar minder mailen en bellen met het charterportaal.
Tijdens de rit houdt de planner in één overzicht de voortgang bij. Eventuele afwijkingen worden direct teruggekoppeld via het portaal, zodat bijsturen altijd mogelijk blijft. Zo blijft de communicatie strak en de operatie overzichtelijk.
Zet vandaag nog de stap naar minder mailen en bellen met het charterportaal.
Combineren met andere CAPE systemen:
Ons klantportaal is flexibel en integreert eenvoudig met bestaande systemen, zodat informatie automatisch wordt gesynchroniseerd. Dit maakt het mogelijk om processen te optimaliseren en data uit meerdere bronnen centraal beschikbaar te maken.
Meer elementen uit jouw bedrijfsprocessen digitaliseren?
Ontdek onze andere digitalisatie oplossingen op maat.
Meer elementen uit jouw bedrijfsprocessen digitaliseren?
Ontdek onze andere digitalisatie oplossingen op maat.
Transport Management Systeem
De integratie van het charterportaal met je TMS maakt het mogelijk om alle transportgegevens, zowel intern als extern, in één systeem te beheren. Dit stelt je in staat om de ritten van externe chauffeurs in realtime te volgen en snel in te grijpen bij vertragingen.
Control Tower
Door het charterportaal te combineren met een Control Tower, krijg je volledige controle over je logistieke processen. Je hebt zicht op alle zendingen en de status van charters, wat het mogelijk maakt om direct bij te sturen bij problemen en zo de efficiëntie en klanttevredenheid te verhogen.
Jouw winst met een charterportaal
Charterportaal inzetten in jouw organisatie?
Neem contact met ons op, wij helpen je graag!
