In onze vorige blog schreven we over wat de PPWR nou precies inhoudt en wat er allemaal gaat veranderen. In deze blog duiken we dieper in op de hoeveelheid documentatie die nodig is om aan de PPWR te voldoen. Want dit zijn er waarschijnlijk veel meer dan je in eerste instantie denkt. Om welke documenten het zoal gaat én hoe je je hierop voorbereidt vertellen we je alles over.

Hoe ziet dit er in de praktijk uit?

De realiteit van de PPWR is dat er een compleet dossier per verpakkingstype nodig is, inclusief een Declaration of Conformity (DoC) en onderliggende technische documentatie. De documentatie moet per verpakking aantonen dat deze voldoet aan eisen rondom materiaalgebruik, recyclebaarheid, gerecycled content, chemische stoffen en verpakkingsminimalisatie.

Kortweg, een productspecificatie alleen is niet meer voldoende. Laten we dit concreet maken met een voorbeeld.

Stel je bent een middelgrote producent van voedingsmiddelen met:

• 300 producten / SKU’s
• 150 unieke verpakkingen
• 25 verpakkingsleveranciers
• Verkoop in meerdere Europese landen

Voor de PPWR heeft ieder verpakkingstype een eigen Declaration of Conformity nodig. In dit geval gaat het dus al meteen om 150 conformiteitsverklaringen. Maar dat is nog niet alles. Voor iedere verpakking moet je ook documentatie hebben van:

• Materiaalsamenstellingen
• Gewichten per materiaalsoort
• Recyclaatpercentages
• PFAS- en stoffenverklaringen
• Leveranciersverklaringen
• Testrapporten
• Technische specificaties
• Recyclebaarheidsbeoordelingen
• Ontwerp- en berekeningsdocumenten

De Declaration of Conformity dient slechts als samenvatting. Ondersteunend hieraam zit een volledig technisch dossier dat op verzoek moet kunnen worden getoond tijdens bijvoorbeeld een inspectie.

Zo zit je al snel op gemiddeld 7 documenten die benodigd zijn voor één verpakking. Een snelle rekensom leert dat 150 verpakkingen x 7 documenten, het gaat om 1.050 documenten. En dan zijn updates, revisies (elk half jaar), nieuwe leveranciers of gewijzigde verpakkingen nog buiten beschouwing gelaten.

De oplossing ligt dichterbij dan je denkt

Deze nieuwe verpakkingswet brengt veel extra documenten, extra handmatig werk en administratie met zich mee. Om te voldoen is een centrale bron van waarheid aan te raden. Kan je niet binnen korte tijd reageren op een audit of inspectie? Dan krijg je te maken met compliance risico’s met eventueel een boete tot gevolg, operationele inefficiëntie omdat handmatig databeheer veel tijd kost en een tekort in strategisch inzicht omdat zonder actueel overzicht scenario-analyses en materiaalkeuzes moeilijk uit te voeren zijn.

Zo bespaar je 1 tot 2 FTE

Een centraal dataplatform zorgt dat je als bedrijf van reactief rapporteren naar proactief sturen beweegt. En dat geeft rust en ruimte. Bovendien scheelt het je zo 1 à 2 FTE die anders dagelijks bezig zijn met PPWR compliance.

Single source of truth

Zoeken in verschillende Excel-bestanden, in het ERP-systeem, in diverse emailboxen of informatie opvragen bij leveranciers wordt verleden tijd. Een centraal dataplatform is de centrale bron van waarheid voor de gehele organisatie. Dit dataplatform wordt gekoppeld aan je huidige systemen.

Automatische rapportages & compliance

Een centraal dataplatform maakt door het automatisch genereren van rapportages en automatisch opvragen van een revisie bij een leverancier het een stuk eenvoudiger om te voldoen aan de PPWR. Bovendien zijn compliance checks voor recyclage en minimalisatie hier ook onderdeel van.

Flexibiliteit en snelle aanpassingen

Wijzigingen in regelgeving, nieuwe leveranciers of gewijzigde verpakkingen kunnen in een centraal dataplatform snel worden doorgevoerd. Dit zorgt voor flexibiliteit en aanpassingen die binnen één dag worden doorgevoerd.

Van dataverzamelaars naar adviseurs

Doordat een centraal dataplatform een compleet overzicht biedt in 1 systeem verschuift het compliance team naar een meer strategische en adviserende rol.

Leveranciersportaal; de ontbrekende schakel

Een leveranciersportaal biedt exact waar de PPWR om vraagt: een centrale bron van waarheid. Veel informatie die nodig is voor PPWR ligt niet binnen je eigen organisatie maar bij de leveranciers van je verpakkingen. De documenten en data die leveranciers aanleveren als bewijsvoering worden in een leveranciersportaal centraal bijgehouden. Via een leveranciersportaal kunnen leveranciers bovendien zelf documenten uploaden, verplichte gegevens invullen en updates doorgeven bij wijzigingen. In plaats van talloze e-mails over en weer en losse Excel-bestanden ontstaat er één centrale omgeving waarin alle verpakkingsdata wordt verzameld, gevalideerd en bijgehouden.

Koppel je dit portaal vervolgens aan een PIM-systeem, dan worden leveranciersgegevens automatisch gekoppeld aan de juiste verpakkingen en producten. Zo wordt de kans op ontbrekende documentatie geminimaliseerd, verbeterd de datakwaliteit en beschik je als organisatie altijd over de meest actuele informatie voor audits, conformiteitsverklaringen en toekomstige rapportageverplichtingen. Het resultaat is een gestroomlijnd proces dat schaalbaar is voor honderden of zelfs duizenden verpakkingen.