Logicx
Logicx is een van de grootste mobiliteitsverleners van Nederland. De belangrijkste diensten zijn vervangend vervoer, berging, voertuigtransport en mobiliteitsdiensten voor zakelijke klanten. Logicx biedt 24/7 dienstverlening zodat klanten snel weer op weg zijn na pech of schade. Onder andere automobilisten, leasemaatschappijen, verzekeraars, autofabrikanten en alarmcentrales maken gebruik van de diensten van Logicx.
Uitdaging
Na afloop van hun rit leveren chauffeurs een chauffeursmap in. Deze map bevat geldlijsten, facturen en kwitanties van voorgeschoten kosten en CMR’s. Voorheen moesten medewerkers deze documenten handmatig sorteren, inscannen, controleren en verwerken in verschillende systemen. Het voorblad van de map werd daarbij handmatig toegevoegd als onderdeel van het administratieve proces. Dit bracht meerdere uitdagingen met zich mee:
- De dagelijkse administratieve werkzaamheden kostten medewerkers veel tijd, wat het extra complex maakte is dat de chauffeursmappen op verschillende locaties binnenkwamen
- In drukke periodes, zoals de zomer, nam het aantal documenten sterk toe terwijl de beschikbare capaciteit juist afnam door vakanties
- Het verwerken van de documenten vormt een noodzakelijke stap voordat er gefactureerd kan worden, waardoor vertraging direct invloed heeft op de doorlooptijd van de facturatie
- De combinatie van ongestructureerde documenten en handgeschreven informatie maakte automatisering complex
- Voordat de documenten ingescand konden worden, moesten deze eerst gesorteerd worden, wat een tijdrovende klus was
Logicx was hiervoor op zoek naar een oplossing die documenten kan herkennen en verwerken en bovendien ook de onderlinge samenhang tussen de verschillende documenttypen begrijpt.
Product Owner – Logicx
“De samenwerking met CAPE ervaren wij als prettig en pragmatisch. CAPE denkt actief mee over de inrichting van het proces, staat open voor feedback en vertaalt wensen snel naar concrete verbeteringen. Tijdens de ontwikkeling binnen diverse projecten is er veel ruimte voor afstemming, waardoor we gezamenlijk een oplossing kunnen realiseren die goed aansluit op de praktijk binnen Logicx.”
Oplossing
Om te bepalen waar de grootste efficiëntieslag te behalen viel, zijn we gestart met een analyse van het documentverwerkingsproces. Door eerst de bestaande werkwijze, knelpunten en wensen in kaart te brengen, konden we vaststellen welke technologie en aanpak hier het beste op aansloten.
Samen met Logicx ontwikkelden we vervolgens een intelligente documentverwerkingsoplossing op basis van AI. Chauffeursmappen kunnen nu in één keer ongesorteerd worden gescand. Vervolgens worden deze vanuit de Command Center applicatie naar de documentverwerker gestuurd, waar de inhoud automatisch wordt geanalyseerd en gesorteerd.
CLAIR Document verwerker
Voor de document verwerking is gebruik gemaakt van ons CLAIR AI-agent platform. Dit platform fungeert als een ecosysteem van agents die samenwerken met systemen in het bestaande IT-landschap, bedrijfsdata én medewerkers.
Voor Logicx is er in CLAIR een agent gebouwd die de gescande documenten verwerkt. Deze document verwerker agent begint met het classificeren van de documenten en herkent bijvoorbeeld of een document een factuur of voorblad is. Vervolgens worden de documenten gesorteerd en worden de relevante gegevens eruit geëxtraheerd. De geëxtraheerde informatie wordt op basis van relevantie aan elkaar gekoppeld en wordt tot slot teruggestuurd naar de applicatie.
Command Center applicatie
In de applicatie is een gebruiksvriendelijke werkomgeving ontwikkeld die dient als een soort Command Center. Hier is een overzicht te vinden van de chauffeursmappen en kunnen medewerkers eenvoudig documenten controleren, archiveren en doorzetten.
Door de inzet van AI is bij Logicx een tijdrovend en arbeidsintensief proces omgezet naar een efficiënte en schaalbare workflow. Na verwerking van de documenten worden deze nog door een medewerker beoordeeld en gecontroleerd, en aangevuld waar nodig.
Meer weten over deze oplossing?
Voordelen
Door de automatisering van het documentverwerkingsproces is een groot deel van de handmatige administratieve werkzaamheden komen te vervallen. Medewerkers hoeven documenten niet langer vooraf te sorteren en afzonderlijk te verwerken, waardoor chauffeursmappen sneller kunnen worden afgehandeld.
Daarnaast biedt de oplossing ook tijdens drukke periodes voordelen. Het verwerkingsproces is beter schaalbaar geworden, waardoor pieken in documentstromen efficiënter verwerkt kunnen worden en het risico op achterstanden afneemt. Doordat documenten sneller beschikbaar zijn voor verdere verwerking, wordt de doorlooptijd richting facturatie verkort.
Toekomst
De implementatie van de documentverwerkingsoplossing vormt een belangrijke eerste stap in de verdere digitalisering en automatisering van het proces. Inmiddels wordt de oplossing dagelijks gebruikt en ondersteunt deze medewerkers bij het verwerken van chauffeursmappen.
Tegelijkertijd blijft de ontwikkeling doorgaan. Op basis van gebruikerservaringen, nieuwe inzichten en aanvullende wensen wordt onderzocht hoe de oplossing verder kan worden uitgebreid. Denk hierbij aan functionaliteiten zoals dataverrijking, intelligente suggesties vanuit de AI-agent en verdere automatisering van administratieve handelingen. Door stapsgewijs nieuwe mogelijkheden toe te voegen, werken Logicx en CAPE samen aan een toekomstbestendig proces dat steeds schaalbaarder wordt.
Impact op de supply chain
Bij CAPE geloven we dat digitalisering pas écht waarde oplevert als het de hele keten versterkt. Wat we doen voor één klant, heeft impact op de samenwerking met leveranciers, partners en eindgebruikers. Daarom kijken we verder dan alleen de interne processen: we ontwikkelen oplossingen die bijdragen aan soepelere ketensamenwerkingen, van grondstof tot eindgebruiker.
Deze case bevindt zich in de fase Verkoop en Dienstverlening van de supply chain, waarbij de focus ligt op het versnellen van administratieve handelingen en schaalbaarheid van de werkzaamheden. Documenten zijn met deze oplossing sneller beschikbaar voor verdere verwerking en facturatie.
