Is je ECD een fundament of een plafond?
Is je ECD een fundament of een plafond?
Document Processor
AI webinar | 10 november 2026
Hoe verwerk je dagelijks grote hoeveelheden documenten sneller en efficiënter? Samen met Kien ontwikkelden we een AI-oplossing voor het verwerken van controledocumenten voor de zeevracht. Tijdens deze webinar laten we samen zien hoe een AI-agent documenten automatisch herkent, classificeert en verwerkt, waardoor het proces aanzienlijk wordt versneld.
Wil jij inzicht in wat AI kan betekenen voor jouw organisatie? Meld je dan aan voor deze webinar op 10 november.
Je ziet kansen om processen slimmer in te richten, de administratieve last te verlagen of een nieuwe integratie toe te voegen. Maar vervolgens loop je tegen dezelfde grens aan: je bent afhankelijk van de roadmap van je ECD-leverancier. Gewenste functionaliteiten staan maanden of zelfs jaren op een wensenlijst en noodzakelijke koppelingen moeten wachten tot er capaciteit beschikbaar is.
In mijn vorige blog legde ik uit hoe de zorg-ICT-markt deze afhankelijkheid in de hand werkt en aan welke signalen je die binnen je eigen organisatie herkent. De invloed op de roadmap van je leverancier is daar misschien wel het meest herkenbare voorbeeld van.
Dat raakt direct aan het tweede knelpunt uit mijn blog over het personeelstekort in de zorg: de starheid van standaardsoftware. Een deel van die afhankelijkheid komt voort uit de markt. Een ander deel ontstaat doordat we het ECD taken geven waarvoor het niet is gebouwd. Op dat tweede deel heb je de meeste invloed, en precies daar gaat deze blog over.
Een roadmap moet voor iedereen werken
Voordat ik bij CAPE begon, werkte ik als strateeg bij een ECD-leverancier. Daar heb ik gezien dat een roadmap voor alle klanten tegelijk moet werken. Een klant wilde bijvoorbeeld ook intramuraal met routes gaan werken, zoals dat in de wijkverpleging gebeurt. In ons systeem was dat niet mogelijk. We zagen echt iets in het idee, maar in mijn tijd is het nooit ontwikkeld. Ze waren namelijk op dat moment de enige die erom vroegen.
Zo ging het eigenlijk met elke wens. In een standaardpakket moeten andere klanten een wens ook willen, anders komt hij er niet. En willen anderen het wel, maar met een lagere prioriteit, dan duurt het in de praktijk maanden of jaren, of komt het er nooit. Een serieuze wijziging wordt bovendien altijd eerst met alle klanten afgestemd. Dat hoort nu eenmaal bij een systeem dat voor veel organisaties hetzelfde fundament moet zijn en waarin elke wijziging zorgvuldig ontwikkeld, getest en aan regelgeving getoetst moet worden.
Voor jouw organisatie heeft dat een ongemakkelijke consequentie. Juist wat jou onderscheidt van andere organisaties, komt op zo’n gedeelde roadmap moeilijk aan de beurt. De reden is simpel: het is alleen voor jou belangrijk.
Daarmee verandert de vraag die je jezelf kunt stellen: welk werk hoort eigenlijk in dat gedeelde fundament en welk werk niet?
Drie lagen in je IT landschap
Gartner helpt die vraag te beantwoorden met het Pace Layered Application Strategy model. Dat model helpt organisaties hun applicatielandschap te ordenen op basis van twee vragen: hoe snel verandert iets, en hoeveel onderscheid maakt het? Niet elke applicatie hoeft immers even flexibel of innovatief te zijn. Sommige systemen moeten jarenlang stabiel blijven, andere moeten snel kunnen meebewegen met nieuwe processen en ideeën. Daarom verdeelt het model applicaties en functies over drie lagen, elk met een eigen tempo en een eigen rol:
1. Systems of record
Werk dat je doet zoals iedereen het doet, vaak gestuurd door regelgeving. Verandert langzaam en moet vooral betrouwbaar en volledig zijn. Denk aan cliëntregistratie, dossiervoering en rapportage.
2. Systems of differentiation
De processen waarmee jouw organisatie zich onderscheidt. Die veranderen regelmatig, omdat jouw manier van werken verandert. Denk aan de manier waarop jouw organisatie de zorg plant en organiseert, zoals het werken met routes binnen de muren van een locatie.
3. Systems of innovation
Ruimte om te experimenteren met nieuwe toepassingen, zoals AI. Snel, kortcyclisch en het mag mislukken. Denk aan een pilot met spraakgestuurd rapporteren.
 De kern van een ECD hoort dus bij de systems of record. Onderdelen zoals een cliëntportaal kunnen in een andere laag vallen.
Wanneer een fundament een plafond wordt
Daarmee is ook de vraag van hierboven te beantwoorden. In het gedeelde fundament hoort het werk dat elke zorgorganisatie op dezelfde manier doet: cliëntregistratie, dossiervoering en rapportage. Jouw unieke processen en innovatiewensen horen daar niet in. De wens om intramuraal met routes te werken laat dat goed zien: die hoorde in een andere laag dan de kern van het ECD.
Dat is ook precies wat je van een system of record mag verwachten: een stevig fundament. Een goed standaardsysteem dekt een groot deel van wat je organisatie nodig heeft, en daar wil je geen eigen werk in steken. Maar een standaard past nooit helemaal. Wat overblijft, vangen organisaties vaak op met extra systemen, Excel-overzichten of een WhatsApp-groep. Zo ontstaan losse eilandjes, waarbij medewerkers gegevens overtypen of op meerdere plekken moeten zoeken.
Verwachten we vervolgens dat het ECD zelf dat gat dicht én de motor wordt van onderscheid en vernieuwing, dan ontstaat frustratie. Die frustratie komt voort uit wat we van het systeem vragen: iets waarvoor het niet is ontworpen. Dan wordt een goed fundament een plafond.
Gartner ziet dat patroon breder. Veel organisaties kiezen voor één geïntegreerd pakket om processen en gegevens op orde te houden. Volgens Gartner is juist dat vaak de hoofdoorzaak dat ze hun IT niet kunnen aanpassen wanneer de behoeften veranderen.
Een schil om het fundament
Je hoeft je ECD dus niet te vervangen om vooruit te komen. Laat het ECD doen waar het goed in is: een betrouwbaar fundament voor cliëntregistratie. Organiseer wat jou onderscheidt en waarmee je wilt experimenteren in een flexibele schil eromheen. Standaard waar het kan, een eigen invulling waar het verschil maakt. Zo vul je het deel dat het ECD openlaat. Het verschil met losse eilandjes is dat zo’n schil bewust gekozen, beheerd en gekoppeld is. En als je wensen veranderen, groeit die schil mee terwijl het fundament stabiel blijft.
Daar hoort wel een voorwaarde bij en die sluit aan op mijn vorige blog. Een schil verkleint je afhankelijkheid alleen als die op open standaarden aan het ECD koppelt, als jij eigenaar bent van wat er gebouwd wordt en als je data ook buiten het ECD bruikbaar is. Anders bouw je een nieuwe afhankelijkheid, alleen bij een andere partij. Hoe open die koppeling kan zijn, hangt overigens deels af van wat je ECD-leverancier biedt. Ook daarom loont het om daar eisen aan te stellen.
Waar staat jouw organisatie?
Je ECD kan vandaag prima functioneren en je morgen alsnog in de weg zitten. Dat merk je vaak pas wanneer je iets wilt veranderen. Een proces slimmer inrichten, een eigen oplossing koppelen of experimenteren met AI. Ineens blijkt hoeveel ruimte je werkelijk hebt buiten de roadmap van je leverancier.
En precies daar wordt het interessant. Want hoe weet je of jouw ECD binnen jullie organisatie nog vooral een stevig fundament is, of ondertussen ook bepaalt hoe snel jullie kunnen vernieuwen?
Met de checklist Is je ECD een fundament of een plafond? loop je stap voor stap door die vraag heen. Je kijkt naar herkenbare situaties uit de praktijk: hoe medewerkers rondom het dossier werken, hoeveel ruimte je hebt om zelf iets toe te voegen, of je kunt experimenteren met bijvoorbeeld AI en hoeveel regie je hebt over je data en koppelingen.
De uitkomst kan dus heel anders zijn dan je vooraf verwacht.
