Waarom het personeelstekort in de zorg niet oplost zolang het echte probleem blijft liggen
Waarom het personeelstekort in de zorg niet oplost zolang het echte probleem blijft liggen
Document Processor
AI webinar | 8 oktober 2026
Hoe verwerk je dagelijks grote hoeveelheden documenten sneller en efficiënter? Samen met Logicx ontwikkelden we een AI-oplossing voor het verwerken van chauffeursmappen. Tijdens deze webinar laten we samen zien hoe een AI-agent documenten automatisch herkent, classificeert en verwerkt, waardoor het proces aanzienlijk wordt versneld.
Wil jij inzicht in wat AI kan betekenen voor jouw organisatie? Meld je dan aan voor deze webinar op 8 oktober.
Maandagochtend, 07:00 uur. Je planners draaien overuren om de gaten in het rooster dicht te lopen. De wachtlijsten voor de thuiszorg groeien gestaag en de werkdruk op de werkvloer bereikt een kritiek punt.
Iedereen praat over het personeelstekort in de zorg. Volgens de recentste prognose van het AZW dreigt er in 2030 een landelijk tekort van ruim 100.000 zorgprofessionals. De reactie aan bijna elke bestuurstafel klinkt eenduidig: “We moeten dringend meer mensen werven.”
Die conclusie klopt op papier, maar het raakt niet de kern. Want wist je dat een aanzienlijk deel van dit tekort binnenshuis ontstaat? Het landelijke tekort is een hard gegeven. Maar hoe zwaar jouw eigen organisatie onder dit tekort gebukt gaat, heb je voor een groot deel zelf in de hand.
Die conclusie klopt op papier, maar het raakt niet de kern. Want wist je dat een aanzienlijk deel van dit tekort binnenshuis ontstaat? Naast de bekende oorzaken van het personeelstekort in de zorg (vergrijzing en een krappe arbeidsmarkt) speelt er juist in de thuiszorg een oorzaak die onderbelicht blijft: de tijd die dagelijks verloren gaat aan administratie in plaats van aan zorg. Het landelijke personeelstekort in de thuiszorg is een hard gegeven. Maar hoe zwaar jouw eigen organisatie eronder gebukt gaat en welke oplossingen je inzet om dit personeelstekort in de zorg bij te benen heb je voor een groot deel zelf in de hand.
Wat we al weten over het landelijke personeelstekort in de zorg
Laten we de feiten helder op een rij zetten.
De grootste krapte concentreert zich in de thuiszorg, precies de kern van de VVT-sector. De dubbele vergrijzing zet deze markt klem: de zorgvraag van ouderen wordt complexer en neemt toe, terwijl de stroom van nieuwe zorgverleners op de arbeidsmarkt opdroogt.
Zorgorganisaties zetten massaal in op de bekende pijlers: intensieve werving, behoud van huidige medewerkers en het terugdringen van ziekteverzuim. Deze initiatieven zijn waardevol en noodzakelijk. Toch lossen ze de hoofdoorzaak niet op.
Waarom administratieve druk het personeelstekort in de thuiszorg vergroot
Wanneer we inzoomen op de dagelijkse praktijk van de VVT, zien we waar het werkelijke probleem ligt. Cijfers van het CBS tonen aan dat zorgprofessionals gemiddeld 30% van hun werktijd kwijt zijn aan administratie en registratie. Specifiek voor de VVT lag dit percentage in het tweede kwartaal van 2025 rond de 27,5%. Uit onderzoek van HR Praktijk blijkt bovendien dat maar liefst 79% van de zorgmedewerkers deze administratieve druk als zwaar belastend ervaart.
Denk hier eens over na: een wijkverpleegkundige logt op een gemiddelde werkdag in op wel 9 verschillende systemen. Van het elektronisch cliëntendossier (ECD) tot de urenregistratie, de overdrachtssystemen, de medicijn-app, mail en externe portalen.
Jouw kostbare zorgcapaciteit lekt dagelijks weg in overtypen, zoeken naar informatie en schakelen tussen IT-applicaties die weigeren met elkaar te communiceren.
Waarom lost één centraal ECD dit niet op?
Om grip te krijgen op die wildgroei aan systemen kiezen veel zorgorganisaties voor één centraal, ‘alles-in-één’ ECD. De verwachting is dat een ECD alle processen dan zou stroomlijnen. In de praktijk zie je dat zo’n monolithisch systeem naar verwachting moet dragen waarvoor het nooit ontworpen is. Want een ECD is een ‘system of record’ dat sterk is in dossiervoering en verantwoording, maar schiet vaak tekort als het gaat om flexibele procesondersteuning, communicatie en specifieke werkstromen. En dat zie je precies terug in het Gartner pace layering model dat hiernaast afgebeeld staat.
Jouw ECD is een system of record, maar je kan er niet van verwachten dat het ook de rol van ‘system of differentiation’ of ‘system of innovation’ vervult. Dat zijn in het model juist de lagen waarin organisaties zich onderscheiden met eigen werkwijzen en waar ruimte moet zijn om snel te experimenteren en in te spelen op de praktijk van alledag. Een system of record is daar niet op gebouwd: het is gemaakt om stabiel, uniform en compliant te zijn, niet om in weken mee te veranderen. Vraag je die snelheid en flexibiliteit tóch van je ECD, dan loop je keer op keer tegen dezelfde muur op en daar herken je precies de knelpunten die we hieronder beschrijven.
Vier knelpunten in je IT-landschap die de werkdruk vergroten
1. De macht van leveranciers
De markt voor ECD-leveranciers is sterk geconcentreerd. De commerciële prioriteiten en release-agenda’s van deze grote softwarehuizen lopen zelden synchroon met het maatschappelijke en operationele belang van jouw VVT-organisatie. Omdat ECD-leveranciers wijzigingen zorgvuldig moeten ontwikkelen, testen en laten voldoen aan wet- en regelgeving, sluiten nieuwe functionaliteiten en aanpassingen niet altijd aan op het tempo en de prioriteiten van jouw organisatie.
Hierover binnenkort meer
2. De starheid van standaardsoftware
Standaardsystemen beperken zorgverleners in hun werk. Terwijl specifieke zorgprocessen om wendbaarheid vragen, blijft de software vaak star. Waardevolle feedback en verzoeken tot vereenvoudiging vanuit de werkvloer verdwijnen op de lange lijst van de leverancier. Daarnaast is het lastig om innovaties snel door te voeren. Organisaties verwachten soms dat hun systeem meebeweegt met nieuwe wensen, processen en ontwikkelingen, maar een system of record is in de basis gericht op stabiliteit, standaardisatie en het vastleggen van gegevens. Daardoor sluiten innovatiewensen niet altijd aan bij de ontwikkelrichting van de leverancier en blijft maatwerk vaak uit. Dit remt organisaties in hun vermogen om processen continu te verbeteren en te vernieuwen.
Hierover binnenkort meer
3. Schaduw-IT en workarounds (Excel, WhatsApp en mail)
Dit wordt vaak afgedaan als een tekortkoming van het ECD, maar de werkelijke oorzaak zit vaak dieper: het ontbreekt aan eigenaarschap over het IT-landschap als geheel. Zonder die regie zoeken medewerkers zelf naar oplossingen voor wat ontbreekt: lijstjes in Excel, afstemming via WhatsApp en mailwisselingen over zorginhoud. Dit veroorzaakt enorme datafragmentatie, verhoogt het risico op privacyinbreuk, ontbeert een audit trail en leidt tot voortdurend dubbel werk.
Hierover binnenkort meer
4. Gegevensuitwisseling en de Wegiz
Volgens het eindrapport Vernieuwing Besturing Gegevensuitwisseling in de Zorg (in opdracht van VWS) loopt Nederland op het gebied van digitale gegevensuitwisseling ruim 10 jaar achter op landen als België, Denemarken, Finland en Estland. Ondanks de komst van de Wegiz stuiten zorgverleners nog dagelijks op gesloten systemen.
Hierover binnenkort meer
Hoe Eurocept Homecare deze uitdaging aanpakte zonder hun ECD te vervangen
Ook Eurocept Homecare kende de uitdagingen waar veel zorgorganisaties dagelijks mee te maken hebben. Het plannen van patiëntbezoeken vergde veel handmatige afstemming, reistijden werden beperkt meegenomen in de planning en kennis over competenties, beschikbaarheid en medicatiebehoeften zat vaak verspreid door de organisatie. Waardevolle tijd van planners en verpleegkundigen ging hierdoor verloren aan werkzaamheden die niet direct bijdragen aan zorgverlening.
In de klantcase lees je hoe Eurocept deze processen anders heeft ingericht. De organisatie voegde nieuwe mogelijkheden toe voor planning en procesondersteuning, terwijl Nedap ONS gewoon behouden bleef als centraal ECD. Het resultaat laat zien dat vernieuwing niet altijd begint met het vervangen van bestaande systemen, maar juist met het slim uitbreiden van wat er al staat.
Werkdruk in de zorg verminderen met een wendbaar IT-landschap
Blijf je vasthouden aan het idee van één allesomvattend platform, dan blijft de administratieve druk stijgen en het werkplezier dalen. Een wendbaar IT-landschap vraagt om een andere visie: een goed geïntegreerd landschap waarin systemen naadloos samenwerken en worden aangevuld met functionaliteit die aansluit op de dagelijkse praktijk. Zo voorkom je een wildgroei aan losse oplossingen en krijgen medewerkers precies de ondersteuning die ze nodig hebben, binnen één samenhangend proces.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Slimmere planningen die rekening houden met locaties, reistijden en beschikbaarheid.
- Geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen systemen.
- Procesondersteuning die aansluit op de werkwijze van zorgprofessionals.
- Minder dubbel invoerwerk en minder afhankelijkheid van Excel-lijsten, e-mails en andere workarounds.
- Een toekomstbestendig IT-landschap dat innovatie versnelt en eenvoudig kan meegroeien met nieuwe zorgprocessen, wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen.
Het landelijke personeelstekort in de zorg verdwijnt daarmee niet. Maar door tijdrovende en onnodige werkzaamheden weg te nemen, verklein je wel het capaciteitslek binnen je eigen organisatie en creëer je meer ruimte voor zorgverlening.
Klaar om het capaciteitslek in jouw organisatie te dichten?
Wil je doorspreken hoe een wendbaar IT-landschap de werkdruk bij jouw zorgprofessionals direct kan verlagen?
Neem vrijblijvend contact op met onze zorgstrateeg Gerike voor een strategische sparringsessie.
