Exchange for Change
Exchange for Change (EFC) is de schemacoördinator van het Container Deposit Scheme (CDS) in New South Wales en het Australian Capital Territory. De organisatie werkt dagelijks samen met duizenden leveranciers, partners en deelnemende organisaties om miljoenen statiegeldverpakkingen te verwerken.
Voor het efficiënt beheren van deze keten is betrouwbare data, snelle financiële verwerking en duidelijke communicatie essentieel. Daarom investeert EFC continu in technologie die schaalbaar, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig is.
Vraagstuk
Toen Stephen startte als IT Manager bij Exchange for Change, stond één uitdaging bovenaan de prioriteitenlijst: het bestaande leveranciersportaal.
Het portaal was duur in beheer, lastig aan te passen en sterk afhankelijk van een externe leverancier. Het onboarden van nieuwe leveranciers duurde gemiddeld drie tot vier dagen en gebruikers ervaarden regelmatig problemen. Tegelijkertijd naderde het platform het einde van zijn levensduur, waardoor verdere investeringen steeds moeilijker te rechtvaardigen waren.
Achter de schermen draaide het systeem op verouderde software met veel maatwerkcode. Hierdoor waren wijzigingen kostbaar en werd innovatie afgeremd.
Om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen, moest EFC binnen zes maanden een volledig nieuw leveranciersportaal realiseren. Een termijn die extra uitdagend was, omdat de vorige versie achttien maanden ontwikkeltijd had gekost.
“The old portal was driving up costs and creating constant pain internally. It just was not fit for purpose anymore.”
Stephen – IT Manager, Exchange for Change
Oplossing voor Exchange for Change
Samen met Exchange for Change ontwikkelde CAPE een modern leveranciersportaal op basis van low-code technologie. Door middel van een intensieve discoveryfase, interactieve mock-ups en een pragmatische aanpak werd binnen twaalf weken een volledig werkende MVP opgeleverd.
Het nieuwe platform vervangt het legacy-systeem volledig en vormt tegelijkertijd de basis voor verdere digitale transformatie binnen de organisatie.
Zelfservice onboarding voor leveranciers
Nieuwe leveranciers kunnen zichzelf registreren en beheren binnen het portaal. Waar onboarding voorheen meerdere dagen duurde en afhankelijk was van externe partijen, kunnen medewerkers van de klantenservice dit nu binnen enkele minuten afhandelen.
Geautomatiseerde financiële processen
Facturatieprocessen zijn sterk vereenvoudigd. Voorheen waren medewerkers dagen bezig met het combineren van spreadsheets en het controleren van gegevens. Tegenwoordig verlopen deze processen grotendeels geautomatiseerd en kunnen factuurrondes met enkele klikken worden uitgevoerd.
Integratie met bestaande systemen
Het portaal is ingericht als centrale schakel binnen het IT-landschap van EFC. Hierdoor kunnen gegevens eenvoudiger worden uitgewisseld tussen verschillende systemen en ontstaat een solide basis voor toekomstige CRM- en ERP-vernieuwing.
Schaalbare basis voor verdere digitalisering
De oplossing is ontwikkeld met toekomstige groei in gedachten. Nieuwe functionaliteiten, regelgeving of proceswijzigingen kunnen snel worden toegevoegd zonder afhankelijkheid van complexe maatwerkcode of externe leveranciers.
De rol van UX/UI tijdens dit project
Nog voordat de ontwikkeling startte, werkte CAPE verschillende interactieve mock-ups uit. Hierdoor kregen stakeholders al in een vroeg stadium een realistisch beeld van het toekomstige portaal.
Deze visualisaties maakten direct duidelijk hoe gebruikers zouden werken met de nieuwe oplossing en zorgden voor vertrouwen binnen de organisatie.
“Those mockups helped the team really imagine what was possible, but also that CAPE understood our challenge and our needs.”
Door al na enkele weken werkende software te demonstreren, veranderde ook de houding binnen de organisatie.
“Seeing something real within the first couple of weeks completely changed the mindset of the business. People finally believed that change was actually happening.”
Meer weten over deze oplossingen?
Voordelen
1. Onboarding van leveranciers teruggebracht van dagen naar minuten
Waar de onboarding voorheen drie tot vier dagen in beslag nam en door externe partijen werd uitgevoerd, kunnen medewerkers dit nu zelfstandig binnen enkele minuten regelen.
2. 95% sneller factureren
Financiële processen zijn grotendeels geautomatiseerd. Wat eerder een week voorbereiding kostte, kan nu met enkele handelingen worden uitgevoerd.
3. Meer dan 50% besparing op leverancierskosten
Door afscheid te nemen van het verouderde platform zijn de operationele kosten aanzienlijk gedaald en is de afhankelijkheid van externe leveranciers sterk verminderd.
4. Minder spreadsheets en shadow IT
Handmatige Excel-processen zijn grotendeels verdwenen. Hierdoor neemt de kans op fouten af en ontstaat meer grip op de kwaliteit van bedrijfsdata.
Toekomst
De implementatie van het nieuwe leveranciersportaal heeft meer opgeleverd dan alleen een vervanging van legacy-software. Het project vormde de start van een bredere digitale transformatie binnen Exchange for Change.
Nu de grootste technische afhankelijkheid is weggenomen, kan EFC verdere stappen zetten richting een geïntegreerd applicatielandschap, betere systeemkoppelingen en één centrale bron van waarheid voor bedrijfsdata.
“Replacing the portal unlocked transformation for us. It gave us the freedom to rethink the rest of our landscape.”
Tegenwoordig ligt de uitdaging niet langer bij het creëren van draagvlak voor verandering, maar bij het prioriteren van nieuwe innovatiekansen. Het portaal vormt daarmee een toekomstbestendige basis voor verdere groei en optimalisatie van de organisatie.
Impact op de supply chain
Bij CAPE geloven we dat digitalisering pas écht waarde oplevert als het de hele keten versterkt. Wat we doen voor één klant, heeft impact op de samenwerking met leveranciers, partners en eindgebruikers. Daarom kijken we verder dan alleen de interne processen: we ontwikkelen oplossingen die bijdragen aan soepelere ketensamenwerkingen, van grondstof tot eindgebruiker.
