Nieuwe systemen, apps en digitale werkwijzen doen steeds vaker hun intrede in de zorg. Maar wist je dat meer dan de helft van alle zorgprofessionals moeite heeft met digitalisatie, voornamelijk met nieuwe applicaties en updates? Wat wij veel in de praktijk horen is ‘Het kost mij te veel tijd om ons nieuwe systeem onder de knie te krijgen.’

Hoe dit kan: systemen worden gebouwd zonder input van de mensen die er dagelijks mee werken, de gebruikersinterface sluit niet aan op hun werkwijze en de logica van het systeem voelt niet intuïtief.

Dit moet anders. In deze blog lees je 4 manieren hoe jij jouw zorgmedewerkers klaarstoomt voor een nieuwe digitale transitie in de zorg, zodat de medewerkers de voordelen van de nieuwe systemen snel ervaren en plezier behouden in hun werk.

Waarom is het moeilijk om medewerkers mee te krijgen in digitale transities?

Het  is niet vanzelfsprekend dat zorgmedewerkers moeiteloos meegaan in digitale transities. Nieuwe, en vooral onbekende, systemen en applicaties zorgen juist voor frustratie, verwarring of extra werkdruk. Vooral wanneer ze totaal anders zijn dan de systemen die eerder gebruikt werden of totaal niet aansluiten bij de dagelijkse praktijk.

Toch is het goed mogelijk om de overstap voor medewerkers zo soepel mogelijk te maken. Door bewust aandacht te besteden aan hoe medewerkers de technologie ervaren en waar ze ondersteuning nodig hebben, kan een digitale transitie een positieve ervaring worden.

Verandering is per definitie uitdagend. Maar wie onderstaande vier stappen toepast, vergroot de kans dat medewerkers de digitale transitie omarmen.

Stap 1: Betrek je medewerkers vanaf het begin

Medewerkers willen meedenken, zeker als het gaat om hun eigen werkproces. Door ze vanaf het begin te betrekken, bijvoorbeeld in de analyse fase om de behoefte op te halen, via feedbackrondes of korte testmomenten. Zo voel je direct welke onderdelen van het systeem goed werken en welke verbeterd moeten worden.

Stap 2: Maak duidelijk welke problemen je oplost

Medewerkers raken enthousiast als ze zien dat een nieuw systeem echt hun werk makkelijker maakt. Laat daarom concreet zien welke problemen de applicatie oplost. Dat kan bijvoorbeeld zijn: minder dubbele administratie, snellere toegang tot informatie, efficiëntere planning, of direct het juiste product bij de juiste diagnose.

Door het resultaat zichtbaar te maken, ervaren medewerkers meteen het voordeel: ze hebben meer tijd bij cliënten, hoeven minder te stressen over fouten en kunnen hun werk met trots en voldoening uitvoeren. Enthousiasme is aanstekelijk, en een tevreden medewerker werkt beter.

Stap 3: Zorg dat het systeem 100% aansluit bij de praktijk

Het allerbelangrijkste: de software moet écht werken voor de mensen die ermee werken. Bij CAPE bouwen we maatwerk boven op jouw bestaande systemen, zodat je precies de functies krijgt die je nodig hebt en geen extra toeters en bellen die alleen maar tijd kosten.

Wel belangrijk om te benoemen is dat zorgmedewerkers niet overspoelt moeten worden met opties en knoppen. Biedt ze met maatwerk echt alleen hetgeen wat ze daadwerkelijk nodig hebben. Waarom?

Een overzichtelijk design met de juiste opties en knoppen op één plek maakt het werk van je medewerkers een stuk makkelijker. Geen eindeloos klikken of zoeken in menu’s, maar direct de informatie die je nodig hebt. Dat geeft rust, overzicht en minder stress. Medewerkers voelen zich weer meester over hun werk, in plaats van dat ze worden opgehouden door digitale technologie.

Stap 4: Zorg voor duidelijke onboarding  en training

Nieuwe digitale toepassingen zijn alleen effectief als medewerkers weten hoe ze het systeem moeten gebruiken. Daarom is een goede onboarding en training essentieel.

Tips om dit goed aan te pakken: zorg voor korte, praktijkgerichte instructies, werk stap voor stap en geef medewerkers ruimte om vragen te stellen. Gebruik duidelijke handleidingen en laat collega’s ervaringen uitwisselen. Zo kunnen medewerkers in hun eigen tempo ontdekken wat werkt, vallen ze minder snel in onzekerheid en ervaren ze meer vertrouwen in hun eigen kunnen. Het resultaat: een vloeiendere overstap tijdens de digitale transitie, minder frustratie en een groter gevoel van controle en voldoening in hun werk.

Een extra tip speciaal voor jou:

Veel organisaties werken met meerdere systemen die nauwelijks met elkaar communiceren. Wat als je alle functies van deze systemen in één systeem kunt samenbrengen? Maatwerksoftware maakt dit mogelijk: binnen één platform kun je verschillende rollen definiëren, zodat elke afdeling of functie precies ziet wat relevant is voor hun werk. Zo blijft het systeem overzichtelijk en gebruiksvriendelijk, terwijl iedereen toch in één gezamenlijke omgeving werkt die is afgestemd op hun specifieke behoeften.