Farm Trans: Versnelde export met integraties
Door de coronacrisis en de extra regels rondom Brexit stond Farm Trans voor een grote uitdaging.
Wij hebben hen geholpen door snel te schakelen; wij ontwikkelden extra functionaliteiten in Mendix en bouwden nieuwe integraties in eMagiz. Zo bespaarden we tijd, verminderden we fouten en verkortten we de wachttijden.
Wij hebben hen geholpen door snel te schakelen; wij ontwikkelden extra functionaliteiten in Mendix en bouwden nieuwe integraties in eMagiz. Zo bespaarden we tijd, verminderden we fouten en verkortten we de wachttijden.
Supply chain proces
Transport & Logistiek A + B + C en Magazijn & Distributie
Uitdagingen
Farm Trans zet zich te allen tijde in om klanten zoveel mogelijk te ontzorgen. Echter, bracht de invoering van Brexit bracht grote veranderingen met zich mee. Jaarlijks worden er 5.000 orders naar het Verenigd Koninkrijk getransporteerd. Door de nieuwe regelgeving rondom douaneformaliteiten, invoerrechten en documentatie-eisen ontstond de behoefte om exportdocumentatie snel en correct te delen met de juiste partijen.
“Door Brexit ontstond er een nieuwe situatie, waardoor alle betrokkenen moesten uitzoeken hoe zij hiermee moesten omgaan. Zowel de douane en onze klanten als andere vervoerders hadden nog nooit met exportdocumenten gewerkt.” aldus Michiel van Gerwen, teamleader Connected Services bij Farm Trans.
Daarbij bracht de coronacrisis extra uitdagingen met zich mee. Farm Trans had behoefte aan een oplossing om de nieuwe processen inzichtelijk te maken, te vereenvoudigen en te standaardiseren.
“Door Brexit ontstond er een nieuwe situatie, waardoor alle betrokkenen moesten uitzoeken hoe zij hiermee moesten omgaan. Zowel de douane en onze klanten als andere vervoerders hadden nog nooit met exportdocumenten gewerkt.” aldus Michiel van Gerwen, teamleader Connected Services bij Farm Trans.
Daarbij bracht de coronacrisis extra uitdagingen met zich mee. Farm Trans had behoefte aan een oplossing om de nieuwe processen inzichtelijk te maken, te vereenvoudigen en te standaardiseren.
De last van corona
De coronacrisis zorgde wereldwijd voor ontregeling in exportprocessen. Lockdowns, strengere grenscontroles en personeelstekorten leidden tot langere wachttijden en onvoorspelbare levertijden. Bedrijven moesten omgaan met plotselinge verstoringen in toeleveringsketens en veranderende regelgeving. Extra administratieve eisen en beperkte transportcapaciteit maakten het exporteren trager en complexer, wat druk zette op bedrijven die afhankelijk waren van een vlotte doorstroom van goederen.Oplossing
Door onze uitgebreide kennis van het IT-landschap van Farm Trans hebben we snel een passende oplossing ontwikkeld. We startten bij het bestaande Transport Management Systeem en voegden extra functionaliteiten toe om het proces verder te stroomlijnen. Bij CSI-Fresh B.V. vonden wij een passende oplossing om exportdocumentatie efficiënter te verwerken.
Met nieuwe integraties in ons integratie Platform as a Service eMagiz kan Farm Trans nu eenvoudig gegevens uitwisselen met de douane en wordt de documentatie van orders automatisch verwerkt. Alle informatie komt direct op de juiste plek binnen het Transport Management Systeem, waardoor medewerkers sneller kunnen schakelen en binnen enkele minuten een reactie krijgen op documentaanvragen.
Met nieuwe integraties in ons integratie Platform as a Service eMagiz kan Farm Trans nu eenvoudig gegevens uitwisselen met de douane en wordt de documentatie van orders automatisch verwerkt. Alle informatie komt direct op de juiste plek binnen het Transport Management Systeem, waardoor medewerkers sneller kunnen schakelen en binnen enkele minuten een reactie krijgen op documentaanvragen.
Automatische documentverwerking
Exportdocumenten worden direct en foutloos verwerkt, waardoor handmatig werk overbodig is.Realtime gegevensuitwisseling
Dankzij de integraties in eMagiz worden gegevens direct gedeeld met de douane en andere betrokken partijen.Snellere goedkeuringen
Documentaanvragen worden binnen enkele minuten afgehandeld, in plaats van meer dan een uur wachten.Betere procescontrole
Medewerkers hebben altijd inzicht in de status van documenten en kunnen snel schakelen bij eventuele wijzigingen.Meer weten over deze klantcase?
Voordelen
Dankzij de toevoegingen aan het Transport Management Systeem en de nieuwe integraties in ons integratie Platform as a Service eMagiz kon Farm Trans snel inspelen op de veranderingen door Brexit. Binnen enkele weken voldeden zij aan de nieuwe Britse douaneregels.
Voorheen kostte het meer dan een uur om volledig getekende douanepapieren te ontvangen, omdat verschillende systemen handmatig moesten worden geraadpleegd en gegevens vaak op meerdere plekken moesten worden gecontroleerd. Door de koppeling met CSI-Fresh B.V. verloopt dit proces nu geautomatiseerd en duurt het slechts twee minuten voordat de documenten compleet en beschikbaar zijn.
“Waar we eerst in een gezamenlijk Excel-bestand moesten werken en soms lang moesten wachten op een antwoordmail, kunnen we dit nu vanuit onze eigen applicatie regelen en hebben we binnen enkele minuten een reactie”, vertelt Van Gerwen.
Naast de versnelling van het proces zorgt de integratie ook voor meer nauwkeurigheid. Fouten door dubbel werk of ontbrekende gegevens worden voorkomen, en vrachtwagens hoeven minder lang te wachten doordat alles sneller en correct wordt afgehandeld.
Voorheen kostte het meer dan een uur om volledig getekende douanepapieren te ontvangen, omdat verschillende systemen handmatig moesten worden geraadpleegd en gegevens vaak op meerdere plekken moesten worden gecontroleerd. Door de koppeling met CSI-Fresh B.V. verloopt dit proces nu geautomatiseerd en duurt het slechts twee minuten voordat de documenten compleet en beschikbaar zijn.
“Waar we eerst in een gezamenlijk Excel-bestand moesten werken en soms lang moesten wachten op een antwoordmail, kunnen we dit nu vanuit onze eigen applicatie regelen en hebben we binnen enkele minuten een reactie”, vertelt Van Gerwen.
Naast de versnelling van het proces zorgt de integratie ook voor meer nauwkeurigheid. Fouten door dubbel werk of ontbrekende gegevens worden voorkomen, en vrachtwagens hoeven minder lang te wachten doordat alles sneller en correct wordt afgehandeld.
”De applicatie die we samen met CAPE in slechts zes maanden hebben ontwikkeld, heeft het logistieke proces aanzienlijk verbeterd”
Impact op de supply chain
Bij CAPE geloven we dat digitalisering pas écht waarde oplevert als het de hele keten versterkt. Wat we doen voor één klant, heeft impact op de samenwerking met leveranciers, partners en eindgebruikers. Daarom kijken we verder dan alleen de interne processen: we ontwikkelen oplossingen die bijdragen aan soepelere ketensamenwerkingen, van grondstof tot eindgebruiker.
Deze case bevindt zich in de fasen transport & logistiek a, b & c en magazijn & distributie, waar het volledige logistieke proces optimaal wordt afgestemd voor een efficiënte goederenstroom en leverbetrouwbaarheid.
Meer weten over de oplossingen van Farm Trans?
Bart Knol
Chief Commercial Officer
