Als strateeg bij een ECD-leverancier kwam ik op veel zorgafdelingen. Op een groot deel daarvan werd naast het ECD stiekem nog van alles bijgehouden. Op intramurale afdelingen lagen looplijsten en ADL-lijsten op papier. Behandelaren hielden eigen overzichten bij in Excel of Word, onder meer om het MDO voor te bereiden. En stond er een dienst open, dan ging er een vraag rond in de groepsapp.

Niemand deed dat uit onwil. Het waren slimme oplossingen van mensen die hun werk goed wilden doen. Samen vormen ze wel een tweede informatiehuishouding: buiten het dossier, buiten de beveiliging en buiten het zicht van het bestuur. Daar gaat deze blog over.

Waarom teams om het ECD heen werken

De looplijsten hadden een duidelijke functie. De vaste medewerker op de groep weet wie welke zorg nodig heeft. De invaller of flexer weet dat niet en wil in één oogopslag overzicht. Sommige medewerkers gebruikten de lijst ook om af te vinken bij wie ze al waren geweest.

Bij behandelaren zag ik hetzelfde patroon. Tijdens een verkenning naar nieuwe functionaliteit voor behandelaren kwam ik binnen één organisatie bij elk type behandelaar eigen lijstjes tegen. Ze zochten overzicht dat ze op dat moment niet in hun dossier vonden. Vooral de voorbereiding van een MDO is in ECD’s over het algemeen beperkt ingericht.

Wat mag je van een ECD verwachten?

Vanuit de leverancier bekeken is dat goed te verklaren. Een ECD is een systeem van record. Het is gebouwd voor registratie en verantwoording en moet voor alle klanten tegelijk werken. Daarom hoort het stabiel te zijn. Een looplijst voor de invaller of een MDO overzicht voor één behandelaar zijn juist functies die per team verschillen en snel veranderen. Daarvoor is een generieke oplossing die bij elke klant werkt lastig te bouwen. Dus vult de werkvloer het gat zelf.

Dat het stiekem gebeurt, zegt veel. Mensen weten dat het eigenlijk niet de bedoeling is en doen het toch, omdat het hun werk makkelijker maakt. Dat patroon zie je ook buiten Nederland. Onderzoekers in Israël zagen het bij artsen en verpleegkundigen die WhatsApp voor hun werk gebruiken. Ze noemen het normalization of noncompliance.

Waar het risico zit

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Een zorgorganisatie mag ze verwerken voor de zorg. Daar staan wel eisen tegenover: passende beveiliging en een volledig dossier. Juist daar wringt het bij informatie die buiten het ECD leeft.

Wat het kost (in cijfers)

De rekening van een schaduwadministratie komt voornamelijk op drie plekken binnen.

Waarom het nu bij het bestuur ligt

De toezichthouders kijken actiever mee. De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bezocht in 2023 en 2024 acht zeer grote ouderenzorgorganisaties. Geen van hen kon aantonen te voldoen aan NEN 7510, de norm voor informatiebeveiliging in de zorg (ICT&health). De Autoriteit Persoonsgegevens kondigde eind 2025 steekproefsgewijze controles bij zorgaanbieders aan (AP).

Sinds 15 augustus 2026 geldt voor de meeste middelgrote en grote VVT-organisaties ook de Cyberbeveiligingswet. Die maakt informatiebeveiliging uitdrukkelijk een taak van het bestuur. Bestuurders die daarin tekortschieten, kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld (CMS). En de wet kijkt verder dan de zorgsystemen: de zorgplicht geldt voor alle systemen die een organisatie gebruikt. Ook het Excelbestand op de teamschijf hoort dus in beeld te zijn. De Europese richtlijn achter de wet noemt beveiligde tekstcommunicatie zelfs apart. Voor werkoverleg via groepsapps moet de organisatie dus kunnen laten zien hoe die communicatie beveiligd is.

Wat op de werkvloer begint als een praktische oplossing, eindigt zo als een vraagstuk voor de raad van bestuur.

Wat je als bestuurder over het hoofd ziet

Schaduw IT heeft een lastige eigenschap: het is onzichtbaar tot er iets misgaat. Een datalek, een incident of een onderzoek van de inspectie brengt het pas aan het licht. Tot die tijd lijkt alles gewoon in het ECD te staan.

Het is dan verleidelijk om het als gedragsprobleem te behandelen: beleid aanscherpen, de groepsapp verbieden, nog een training. Daarmee pak je het symptoom aan. Wat eruitziet als een gedragsprobleem is in de kern een signaal over je informatievoorziening. Het laat precies zien welke behoeften van teams nog geen plek hebben.

Een goede eerste vraag is daarom: waar in jouw organisatie draait het echte proces inmiddels naast het ECD?

Wat wel werkt

Harder verbieden helpt weinig zolang er geen alternatief is dat net zo snel werkt. De lijstjes die ik zag, werden juist stiekem bijgehouden. Ook de Israëlische onderzoekers concluderen dat richtlijnen die alleen verbieden het verliezen van het gemak van de app.

Wat wel werkt, begint op de werkvloer. Breng in kaart welke lijstjes, apps en bestanden er naast het ECD bestaan en welke behoefte erachter zit. Elk lijstje is in feite een specificatie: het vertelt precies welke functionaliteit mist.

Organiseer die functionaliteit vervolgens rond het ECD. Het ECD blijft het systeem van record en hoeft niet alles te kunnen. Daaromheen bouw je wat per team verschilt: een looplijst voor de invaller, een MDO overzicht voor de behandelaar. Zo’n oplossing haalt haar gegevens uit het ECD en schrijft terug wat in het dossier hoort. Ze moet zelf aan dezelfde eisen voldoen als het ECD, zoals toegang op basis van rol en logging van wie wat inziet. Het verschil met een lijstje is dat je dat kunt inrichten en controleren.

Tot slot

De looplijst op de afdeling, het MDO lijstje in Excel en de groepsapp voor diensten laten zien waar de informatievoorziening het werk onvoldoende ondersteunt. Wie ze serieus neemt, krijgt er een routekaart voor betere ondersteuning bij. Wie ze laat liggen, houdt een risico in stand waarvoor het bestuur aanspreekbaar is, sinds augustus ook persoonlijk.

Herken je deze lijstjes, apps en bestanden in je eigen organisatie? Ik denk graag mee over wat ze vertellen en hoe je ze een plek geeft. Neem contact met mij op via LinkedIn.