Plegt-Vos: Optimalisatie digitale berichtenstromen
Plegt-Vos zet continu stappen in digitalisering om processen te stroomlijnen en samenwerking binnen de keten te versterken. Als toonaangevend bouwbedrijf zoekt de organisatie naar manieren om gegevensuitwisseling met klanten en leveranciers te verbeteren en administratieve lasten te verlichten.
Een gestroomlijnde informatieflow zorgt voor minder handmatige handelingen, snellere communicatie en betere aansluiting op de systemen van samenwerkingspartners.
Een gestroomlijnde informatieflow zorgt voor minder handmatige handelingen, snellere communicatie en betere aansluiting op de systemen van samenwerkingspartners.
Supply chain proces
Productie en Consumenten & Eindgebruikers
Uitdaging
Bij de uitwisseling van berichten tussen Plegt-Vos en haar samenwerkingspartners speelde een aantal uitdagingen. Allereerst kwamen berichten in verschillende formaten binnen, waardoor handmatige controle nodig was om fouten te voorkomen. Dit kostte tijd en vergrootte de kans op vertragingen in processen zoals orderverwerking en facturatie.
Daarnaast moesten medewerkers regelmatig ontbrekende of foutieve gegevens corrigeren voordat berichten verder verwerkt konden worden. Dit maakte het lastig om schaalbaarheid te realiseren en flexibel in te spelen op een groeiend aantal digitale berichten.
Om de samenwerking met leveranciers en klanten te verbeteren, was een oplossing nodig die de berichtenstroom standaardiseerde, fouten minimaliseerde en de verwerkingssnelheid verhoogde.
Daarnaast moesten medewerkers regelmatig ontbrekende of foutieve gegevens corrigeren voordat berichten verder verwerkt konden worden. Dit maakte het lastig om schaalbaarheid te realiseren en flexibel in te spelen op een groeiend aantal digitale berichten.
Om de samenwerking met leveranciers en klanten te verbeteren, was een oplossing nodig die de berichtenstroom standaardiseerde, fouten minimaliseerde en de verwerkingssnelheid verhoogde.
Het belang van schaalbaarheid
Schaalbaarheid zorgt ervoor dat een oplossing mee kan groeien met veranderende behoeften, zonder dat processen vastlopen of extra handmatige acties nodig zijn. Door systemen flexibel en uitbreidbaar te ontwerpen, blijft de doorstroming van gegevens soepel en kunnen nieuwe klanten, leveranciers of functionaliteiten eenvoudig worden toegevoegd. Dit voorkomt vertragingen, bespaart tijd en maakt het mogelijk om op lange termijn efficiënter te werken.Oplossing
Om de berichtuitwisseling te digitaliseren en te stroomlijnen, hebben wij in samenwerking met Plegt-Vos een oplossing ontwikkeld die berichten automatisch valideert, verwerkt en doorstuurt naar de juiste systemen. Dit zorgt ervoor dat gegevens correct worden aangeleverd en voorkomt handmatige controlewerkzaamheden.
Gebruik van de DICO-connector
De DICO-connector vormt de schakel tussen inkomende en uitgaande berichten. Alle berichten komen hier binnen en worden automatisch gevalideerd volgens de DICO-standaard. De connector valideert DICO005 en is eenvoudig aan te passen voor toekomstige versies, waardoor de oplossing toekomstbestendig blijft.Berichten die niet aan de standaard voldoen, worden niet automatisch doorgezet. De gebruiker ontvangt een foutmelding in eMagiz met exacte details over de correctie, zodat fouten direct bij de bron kunnen worden opgelost.
eMagiz als integratieplatform
Voor de verwerking en uitwisseling van berichten is eMagiz ingezet, ons integratieplatform dat zorgt voor een naadloze koppeling tussen verschillende systemen. Dit platform maakt het mogelijk om berichten niet alleen te ontvangen en te verzenden, maar ook om ze direct te valideren en verwerken volgens vooraf gedefinieerde regels.Doordat eMagiz volledig geïntegreerd is in de bestaande IT-omgeving van Plegt-Vos, sluit de nieuwe werkwijze goed aan op bestaande processen.
Efficiëntere samenwerking binnen de keten
De digitale berichtstromen zijn ingericht voor zowel de communicatie met leveranciers, als met klanten. Voor leveranciers betekent dit een gestroomlijnd proces rondom orderaanvragen en bevestigingen. Aan de klantzijde worden reparatieverzoeken nu volledig digitaal verwerkt.Dit betekent dat opdrachten automatisch gevalideerd en doorgezet worden, waarna monteurs direct ingepland kunnen worden. Ook statusupdates en facturatie verlopen via dezelfde berichtenstroom, wat zorgt voor een snellere en transparantere afhandeling.
Vertrouwen en adoptie van digitale processen
Omdat deze manier van werken betekent dat berichten niet langer handmatig gecontroleerd worden, moesten externe partijen vertrouwen krijgen in het systeem. Om dit vertrouwen op te bouwen, zijn simulaties uitgevoerd met voorbeeldberichten.In een testomgeving werden verschillende scenario’s nagebootst, zodat partijen konden zien hoe hun berichten automatisch gevalideerd en verwerkt werden. Dit hielp bij het overtuigen van leveranciers en klanten om de DICO-standaard te implementeren en zorgde ervoor dat nieuwe samenwerkingen sneller opgezet kunnen worden.
Meer weten over deze klantcase?
Voordelen
Door de digitalisering van de berichtenstromen hebben wij samen met Plegt-Vos een efficiënter en betrouwbaarder proces gecreëerd voor de communicatie met klanten en leveranciers. De combinatie van de DICO-connector en eMagiz zorgt voor een foutloze gegevensuitwisseling en minimaliseert handmatige handelingen. Dit levert diverse voordelen op:
- Tijdwinst door automatische validatie: Berichten worden direct gecontroleerd op de juiste structuur en inhoud volgens de DICO005-standaard, waardoor correcties vooraf plaatsvinden en fouten in latere processen worden voorkomen.
- Minder administratieve handelingen: Handmatige invoer, controle en correcties zijn grotendeels overbodig geworden, waardoor medewerkers zich kunnen richten op uitzonderingen en complexere taken.
- Snellere verwerking van opdrachten: Reparatieverzoeken en orderaanvragen worden automatisch doorgezet naar de juiste systemen, wat leidt tot een kortere doorlooptijd van aanvragen tot uitvoering.
- Betere samenwerking binnen de keten: Zowel klanten als leveranciers profiteren van een uniforme berichtstandaard, waardoor gegevensconsistentie en procesbetrouwbaarheid worden verbeterd.
- Toekomstbestendig systeem: De DICO-connector is eenvoudig aanpasbaar aan toekomstige versies van de standaard, waardoor Plegt-Vos flexibel blijft inspelen op verdere digitalisering in de sector.
“Wat ik een groot voordeel vindt aan het samenwerken met CAPE is dat er goed meegedacht en ingeleefd wordt in de DICO-standaard om de oplossing generiek te krijgen.”
Impact op de supply chain
Bij CAPE geloven we dat digitalisering pas écht waarde oplevert als het de hele keten versterkt. Wat we doen voor één klant, heeft impact op de samenwerking met leveranciers, partners en eindgebruikers. Daarom kijken we verder dan alleen de interne processen: we ontwikkelen oplossingen die bijdragen aan soepelere ketensamenwerkingen, van grondstof tot eindgebruiker.
Deze case bevindt zich in de fases productie en consumenten & eindgebruikers van de supply chain, waarbij Plegt-Vos Bouwgroep haar administratieve processen digitaliseert en berichtstromen automatiseert.
Meer weten over de oplossingen van Plegt-Vos?
Jurian Boksebeld
Consultant
