A&O Fonds Gemeenten
Door middel van subsidieprogramma’s, onderzoek, trainingen en samenwerkingsprojecten helpt A+O Fonds gemeenten en andere overheidsinstanties om medewerkers te ontwikkelen, hun inzetbaarheid te vergroten en in te spelen op maatschappelijke en technologische veranderingen.
A+O Fonds fungeert als verbindende schakel tussen sociale partners en overheidsorganisaties, met als doel kennisdeling en innovatie te stimuleren binnen de sector.
Supply chain proces
Detailhandel & Dienstverlening
Uitdaging
Dit zorgde voor versnipperde gegevens en beperkte inzichten in de aard en omvang van de incidenten. Een uniforme, centrale registratie was nodig om gerichter handelen mogelijk te maken. Maar hoe zorg je voor een systeem dat drie overheidslagen bedient en tegelijkertijd eenvoudig genoeg blijft om daadwerkelijk gebruikt te worden?
De beperkingen van Excel
Excel wordt vaak gebruikt voor dataverwerking, maar is minder geschikt voor gestructureerde incidentregistratie. Handmatige invoer maakt fouten onvermijdelijk, terwijl versiebeheer en samenwerking omslachtig zijn. Bovendien ontbreken realtime inzichten en automatische opvolging, waardoor organisaties minder grip hebben op meldingen en trends.Oplossing
Samen met de A+O-organisaties ontwikkelden wij een incidentenregistratiesysteem, omdat een uniforme aanpak nodig was om beter inzicht te krijgen en meldingen op de juiste manier op te volgen. Binnen vijf weken stond er een prototype waarmee incidenten eenvoudig en doeltreffend vast te leggen zijn. Dit gaf direct een goed beeld van hoe het systeem in de praktijk zou werken. Op basis van deze eerste versie hebben we het systeem verder uitgebreid met extra functies.
Nu is A+O Fonds in staat meldingen eenduidig vast te leggen en snel op te volgen. Medewerkers registreren eenvoudig wat er is gebeurd, waar het incident plaatsvond en wie erbij betrokken was. Het systeem wijst meldingen direct toe aan de juiste afdeling en genereert rapportages voor beter inzicht in trends. Door koppelingen met bestaande systemen en een intuïtieve interface verloopt de registratie snel en efficiënt, terwijl overheden gerichter kunnen handelen om de veiligheid van medewerkers te verbeteren.
Geautomatiseerde incidenttoewijzing
Het systeem wijst meldingen automatisch toe aan de juiste afdeling of verantwoordelijke persoon. Dit zorgt voor een directe opvolging en voorkomt vertragingen door handmatige toewijzing. De integratie met bestaande systemen zorgt ervoor dat de juiste informatie snel beschikbaar is voor de verantwoordelijke afdeling.Rapportages en trendanalyse
Het systeem genereert automatisch rapportages die patronen en trends in de incidenten zichtbaar maken. Dit stelt overheidsorganisaties in staat om gerichter te sturen op preventie en risicovermijding, door bijvoorbeeld herhaalde incidenten of risicogebieden te identificeren.Intuïtieve en gebruiksvriendelijke interface
De interface van het systeem is ontworpen voor eenvoud en gebruiksvriendelijkheid, zodat medewerkers snel en zonder fouten incidenten kunnen registreren. Dit bespaart tijd en voorkomt invoerfouten die vaak optreden bij het gebruik van minder gestructureerde systemen zoals Excel.Integratie met bestaande systemen
Het incidentenregistratiesysteem integreert naadloos met andere systemen die al in gebruik zijn bij overheidsinstanties, zoals personeels- of administratiesystemen. Hierdoor kunnen gegevens automatisch worden overgedragen, waardoor dubbele invoer wordt vermeden en de efficiëntie wordt verhoogd.Meer weten over deze klantcase?
Voordelen
Het incidentenregistratiesysteem biedt meer dan alleen een manier om meldingen vast te leggen. De aanpak achter de ontwikkeling zorgt voor een versnelling in handelen en het verkrijgen van waardevolle inzichten. Dit brengt de volgende voordelen met zich mee:
- Snellere opvolging: Meldingen worden direct doorgestuurd naar de juiste afdeling, waardoor sneller actie wordt ondernomen.
- Beter inzicht in trends: Rapportages laten patronen zien, zodat organisaties gerichter kunnen sturen op preventie.
- Naadloze integratie: Koppelingen met bestaande systemen zorgen voor een directe beschikbaarheid van gegevens, zonder extra handelingen.
- Gebruiksvriendelijke interface: Medewerkers registreren incidenten eenvoudig, zonder lange of complexe invoervelden.
- Verbeterde veiligheid: Overheden krijgen de juiste informatie om maatregelen te nemen en risico’s te verkleinen.
Wist je dat?
Wist je dat in 2024 bijna één op de drie (29%) ambtenaren te maken kreeg met agressie, bedreiging of intimidatie tijdens het werk? Deze incidenten vonden vaker offline (62%) dan online plaats. Bovendien ervaarde een meerderheid van de getroffen medewerkers (60%) negatieve gevolgen, variërend van verminderd werkplezier tot effecten op de geestelijke gezondheid.Bron: Monitor Integriteit en Veiligheid | Rijksoverheid 2024
Impact op de supply chain
Bij CAPE geloven we dat digitalisering pas écht waarde oplevert als het de hele keten versterkt. Wat we doen voor één klant, heeft impact op de samenwerking met leveranciers, partners en eindgebruikers. Daarom kijken we verder dan alleen de interne processen: we ontwikkelen oplossingen die bijdragen aan soepelere ketensamenwerkingen, van grondstof tot eindgebruiker.
