Klantportaal
De ultieme klantrelatie door een klantportaal
Klanten vragen 24/7 om inzicht in de zaken die ze met je doen. Ze willen eenvoudig de status van hun bestelling opvragen, een factuur downloaden of snel documenten vinden. De oplossing? Even een mailtje sturen. Maar voordat er een antwoord komt, zijn we vaak al een paar stappen verder.
Dit komt doordat het vaak enige tijd kost voordat je klantenservice een antwoord heeft, aangezien de benodigde informatie vaak in verschillende systemen moet worden opgezocht. Dit kost tijd, zowel voor jou als voor je klant. En naarmate het aantal klanten toeneemt, neemt ook het aantal vragen en daarmee e-mails toe.
Dit komt doordat het vaak enige tijd kost voordat je klantenservice een antwoord heeft, aangezien de benodigde informatie vaak in verschillende systemen moet worden opgezocht. Dit kost tijd, zowel voor jou als voor je klant. En naarmate het aantal klanten toeneemt, neemt ook het aantal vragen en daarmee e-mails toe.
De uitdagingen zonder klantportaal
De frustratie groeit. De klant wil direct inzicht in de status van een bestelling of verzoek, zonder te hoeven wachten op een reactie. Ze willen altijd toegang hebben tot de meest actuele informatie, maar in plaats daarvan moeten ze vaak wachten op een e-mail of telefoontje om verduidelijking te krijgen. Ondertussen ben jij steeds dezelfde vragen aan het beantwoorden, wat tijd en energie kost die je anders aan andere belangrijke taken kan besteden.
Daarboven op komt dat bij elke vraag die via e-mail beantwoordt wordt iets mis kan gaan: een verkeerde versie van een document, een fout in de gegevens of een vergissing in de communicatie. Het risico op fouten neemt toe naarmate je meer klanten hebt en de hoeveelheid correspondentie groeit. Tegelijkertijd wordt het steeds lastiger om overzicht te houden.
Daarboven op komt dat bij elke vraag die via e-mail beantwoordt wordt iets mis kan gaan: een verkeerde versie van een document, een fout in de gegevens of een vergissing in de communicatie. Het risico op fouten neemt toe naarmate je meer klanten hebt en de hoeveelheid correspondentie groeit. Tegelijkertijd wordt het steeds lastiger om overzicht te houden.
Waarom een klantportaal?
- 24/7 realtime inzicht
- Transparantie richting klanten
- Directe toegang tot orders, facturen en offertes
- Track & trace
- Vermindering van handmatige handelingen
- Verhoogde klanttevredenheid
- Verbeterde samenwerking met klanten
- Inlogportaal op maat
24/7 inzicht door een klantportaal
Met een klantportaal is versnipperde en verouderde informatie verleden tijd. Bij het doen van zaken wil je transparant zijn richting je klanten. Ons klantportaal zorgt ervoor dat alle relevante informatie automatisch wordt verstrekt en realtime beschikbaar is. Klanten kunnen op elk gewenst moment inloggen om orders, facturen en offertes in te zien en de status van leveringen te volgen.
Houd klanten op de hoogte van logistieke processen
Met het klantportaal hebben klanten 24/7 toegang tot de actuele status van hun orders. Ze zien precies welke orders verwerkt, onderweg of afgeleverd zijn met daarbij details zoals verwachte levertijden en eventuele vertragingen. De track & trace-functionaliteit biedt realtime updates over de locatie van zendingen, inclusief tijdstippen en transportdetails. Daarnaast is het mogelijk om met de meldingen module, klanten automatische meldingen te sturen bij belangrijke wijzigingen, zoals vertragingen, leverbevestigingen of afwijkingen in de planning. Hierdoor hoeven ze niet meer handmatig navraag te doen en kunnen ze direct anticiperen op veranderingen.
Houd klanten op de hoogte van logistieke processen
Met het klantportaal hebben klanten 24/7 toegang tot de actuele status van hun orders. Ze zien precies welke orders verwerkt, onderweg of afgeleverd zijn met daarbij details zoals verwachte levertijden en eventuele vertragingen. De track & trace-functionaliteit biedt realtime updates over de locatie van zendingen, inclusief tijdstippen en transportdetails. Daarnaast is het mogelijk om met de meldingen module, klanten automatische meldingen te sturen bij belangrijke wijzigingen, zoals vertragingen, leverbevestigingen of afwijkingen in de planning. Hierdoor hoeven ze niet meer handmatig navraag te doen en kunnen ze direct anticiperen op veranderingen.
Naadloze integratie en realtime data
Het klantportaal is gekoppeld aan bestaande systemen via het integratieplatform eMagiz, waardoor informatie automatisch wordt opgehaald en altijd actueel is. Dit betekent dat gegevens uit bijvoorbeeld een Transport Management Systeem of Order Management Systeem direct worden verwerkt en weergegeven.
Op maat voor jouw bedrijfsprocessen
Ons klantportaal biedt een gestandaardiseerde basis die voor 80% aansluit op veelvoorkomende bedrijfsprocessen. De overige 20% wordt volledig afgestemd op jouw specifieke wensen. Onze consultants analyseren de samenwerking met jouw klanten en passen het portaal daarop aan. Zo ontstaat een klantportaal dat perfect past binnen jouw bedrijfsvoering.
Waarom CAPE?
Met 25 jaar ervaring in het ontwikkelen van op maat gemaakte softwareoplossingen voor ketensamenwerking, hebben wij uitgebreide expertise in sectoren zoals transport & logistiek, food en de bouw. We begrijpen dat iedere organisatie uniek is en zetten onze ervaring in om samen met jou de beste oplossing voor jouw specifieke processen te vinden.
Onze aanpak zorgt ervoor dat we snel, effectief en flexibel werken, zodat we samen jouw processen kunnen optimaliseren en jouw organisatie klaar kunnen maken voor de toekomst.
Lees meer over onze aanpak
Onze aanpak zorgt ervoor dat we snel, effectief en flexibel werken, zodat we samen jouw processen kunnen optimaliseren en jouw organisatie klaar kunnen maken voor de toekomst.
Lees meer over onze aanpak
Dit is mogelijk met:
Klantportaal
View en T&T
Status overzicht van alle lopende orders met een ingebouwde track en trace functie
Order entry
Het handmatig invoeren van nieuwe orders of een automatische koppeling met het Order Management System door middel van een API
Facturatie
Zie en download in één oogopslag alle informatie over de (on)betaalde facturen
COâ‚‚
Houd de COâ‚‚ uitstoot per order bij
Claims
Invullen van bijvoorbeeld verzekeringsclaims of klachten gerelateerde zaken
En meer...
Je persoonlijke wensen voor functionaliteiten worden altijd voor jouw bedrijfsprocessen op maat gebouwd.
Meer informatie
We laten je graag zien wat deze functies voor jouw bedrijf betekenen.
Koppelingen met de systemen uit jouw branche
Ons klantportaal heeft standaard koppelingen met de relevante systemen uit jouw branche.
Of je nu werkt met een WMS, TMS, ERP of planningssoftware: ons klantportaal integreert naadloos met de systemen die jij al gebruikt. Dankzij onze ervaring in sectoren als transport & logistiek, agrifood en slimme bouw kennen we de meest gebruikte platforms in jouw branche van binnen en van buiten. We zorgen dat data uit verschillende systemen automatisch wordt samengebracht in één overzichtelijk dashboard.
Zo ontstaat er één waarheid, gebaseerd op realtime informatie. Geen dubbel werk, geen datasilo’s, maar één centrale plek van waaruit je kunt sturen. En staat jouw systeem er niet bij? Geen probleem; wij maken het passend.
Of je nu werkt met een WMS, TMS, ERP of planningssoftware: ons klantportaal integreert naadloos met de systemen die jij al gebruikt. Dankzij onze ervaring in sectoren als transport & logistiek, agrifood en slimme bouw kennen we de meest gebruikte platforms in jouw branche van binnen en van buiten. We zorgen dat data uit verschillende systemen automatisch wordt samengebracht in één overzichtelijk dashboard.
Zo ontstaat er één waarheid, gebaseerd op realtime informatie. Geen dubbel werk, geen datasilo’s, maar één centrale plek van waaruit je kunt sturen. En staat jouw systeem er niet bij? Geen probleem; wij maken het passend.
In de praktijk
Ons klantportaal in de praktijk
HST Groep zocht een oplossing om hun logistieke operaties efficiënter te maken en de samenwerking tussen businessunits te verbeteren. Samen ontwikkelden we een webbased applicatie die alle logistieke processen en transportdiensten binnen één platform samenbrengt.
In de klantcase lees je:- Hoe de nieuwe applicatie de logistieke operaties van klanten direct koppelt aan die van HST Groep.
- Waarom vooraf gedefinieerde bedrijfsregels zorgen voor geautomatiseerd en gestroomlijnd orderbeheer.
- Hoe de ‘intelligente’ transport-order-functie helpt bij het berekenen en reduceren van CO₂-uitstoot.
Combineren met andere CAPE systemen:
Ons klantportaal is flexibel en integreert eenvoudig met bestaande systemen, zodat informatie automatisch wordt gesynchroniseerd. Dit maakt het mogelijk om processen te optimaliseren en data uit meerdere bronnen centraal beschikbaar te maken.
Meer elementen uit jouw bedrijfsprocessen digitaliseren?
Ontdek onze andere digitalisatie oplossingen op maat.
Meer elementen uit jouw bedrijfsprocessen digitaliseren?
Ontdek onze andere digitalisatie oplossingen op maat.
Warehouse Management Systeem
Een WMS beheert en optimaliseert voorraad- en magazijnprocessen. Door een koppeling met het klantportaal hebben klanten inzicht in de actuele voorraadstanden en verwachte aanvullingstijden. Dit zorgt voor snellere en beter onderbouwde beslissingen rondom bestellingen en leveringen.
Transport Management Systeem
Een TMS regelt transportplanning en -tracking. De koppeling met ons klantportaal geeft klanten realtime inzicht in leveringen, inclusief aankomsttijden en vertragingen. Track & trace wordt aangevuld met vrachtgegevens, routes en vervoerdersdetails, wat onnodige communicatie voorkomt.
Jouw winst met een klantportaal
Klantportaal inzetten in jouw organisatie?
Neem contact met ons op, wij helpen je graag!
